Privacybeleid

  1. Algemeen

Torhout 1992 KM hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Torhout 1992 KM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

 Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

Als Torhout 1992 KM zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

  • Eerste ploeg: Secretaris Steven Vanhoutte
    Email: steven.vanhoutte@yahoo.com
  • Jeugd: Jeugdsecretaris Diedrik Van Tieghem
    Email: kmtorhoutjeugd@gmail.com

De privacy verklaring van de KBVB maakt integraal deel uit van onze privacy verklaring. Deze kan u hier raadplegen.

 

  1. Waarom zijn persoonsgegevens noodzakelijk binnen onze werking?

Je persoonsgegevens worden door Torhout 1992 KM verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Torhout 1992 KM (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van interne communicatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

 

  1. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Algemene contactgegevens (adres, telefoonnummer, gsm, email van spelers en ouders, eventueel gezinssituatie) en specifieke gegevens (geslacht en kledingmaten van de speler). Deze gegevens gebruiken wij voor onze interne communicatie betreffende onze voetbalgerelateerde werking.

Geboortedatum van de speler om zo onze teams te kunnen samenstellen. Teams worden samengesteld op basis van leeftijd (vb U7 – U11 – U15…).

Specifieke voetbalinformatie van de speler zoals positie op het veld, gemaakte doelpunten, assists… maar ook sportieve evaluaties en fysieke paraatheid. Dit om een compleet beeld te krijgen van de speler als voetballer en om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak.

Overzicht van (voetbalgerelateerde) blessures en blessurebehandelingen, eveneens om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak. Andere medische gegevens (bv astma, allergie…) worden enkel bijgehouden wanneer dit een invloed kan hebben op de prestaties van de speler in kwestie.

Beeldmateriaal, zowel foto’s als videomateriaal. Videomateriaal van wedstrijden en trainingen eveneens om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak. Ander beeldmateriaal om het sociaal aspect binnen onze vereniging te bevorderen. Dit kunnen actiefoto’s zijn, foto’s/video’s tijdens activiteiten van de club, individuele foto’s, teamfoto’s…

 

  1. Hoe verwerken we de gegevens?

Spelervolgsysteem dotcomsport. Dotcomsport is het centraal systeem van ons gegevensbeheer. De gegevens zijn beschermd door persoonlijke inloggegevens. Contactgegevens (en wachtwoord) kunnen door de speler/ouder zelf beheerd worden. Alle wettelijke bepalingen werden opgenomen in de verwerkersovereenkomst tussen Dotcomsport en KM Torhout.

Teamgegevens op een afgeschermde google drive service. Deze service is enkel toegankelijk voor mensen uit de sportieve leiding. Ze is afgeschermd met een wachtwoord.

Videomateriaal van wedstrijden en trainingen op een afgeschermd youtube kanaal. Deze service is enkel toegankelijk voor mensen uit de sportieve leiding. Ze is afgeschermd met een wachtwoord.

Klantgegevens van onze onlineshop. Deze gegevens zijn beschermd door persoonlijke inloggevens. Contactgegevens kunnen door de speler/ouder zelf beheerd worden. Deze service is enkel toegankelijk door de jeugdsecretaris, de penningmeester en de persoon verantwoordelijk voor de kledij.

Facebook en website. Deze kanalen zijn openbare kanalen, voor iedereen zichtbaar en vrij toegankelijk. Wij publiceren hier enkel foto’s en/of video’s indien uitdrukkelijke toestemming van de speler/ouder.

 

  1. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

 

  1. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

  1. Bewaartermijn

Torhout 1992 KM bewaart persoonsgegevens zolang noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Van spelers die de club verlaten, archiveren we alle verzamelde info. De mogelijkheid bestaat dat spelers na verloop van tijd terugkeren naar onze club.

 

  1. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 

  • Alle personen die namens Torhout 1992 KM van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

  1. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via de hoger vermelde contactgegevens kun je ons hiervoor contacteren. 

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren en/of om een financiële vergoeding voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

  1. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

  1. Wijziging privacyverklaring

Torhout 1992 KM kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 25/05/2018.

Comments are closed.